Pengumuman Unair

[LENGKAP]

Penerimaan Mahasiswa Baru Unair

[LENGKAP]

Pengumuman Sekolah

Pedoman pengurus OSIS 1

Oleh Admin 22-11-2012 09:18:08

KONSEP DASAR KEORGANISASIAN

Pengertian
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri

 

Komponen Organisasi
Komponen penting organisasi meliputi :

Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain :

  • Tujuan Jangka panjang
  • Tujuan Jangka menengah dan
  • Tujuan Jangka pendek

 

 

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

  1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
  2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
  3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
  4. Persiapan kegiatan
  5. Pelaksanaan kegiatan
  6. Evaluasi

1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program

 Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :

  • Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
  • Karena adanya moment/kesempatan.
  1. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan takbir keliling)
  2. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
  • Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
  • Karena program kerja,

Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :

  • bervariasi dan menarik Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik
  • frekuensinya relatif sering
  • secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif

Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap pengurus agar ide dapat segera ditindak lanjuti.

2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :

  • penentuan waktu dan tempat rapat.
  • mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.

Usahakan setiap mau rapat harus menggunkan undangan ketika mau mengundang pengurus

Keunggulan menggunakan surat :

  • mengantisipasi kelupaan orang yang diundang
  • beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat
  • jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang

Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:

  • Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)

Cara yang dapat digunakan :

  • dengan diskusi (usul-usul)

 

Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan penimbangan rencana. Hasil penimbangan ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.

  • Penentuan kepanitiaan,

Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :

  • Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya
  • Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.

Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :

  • Memilih ketua tersebut dengan serius.
  • Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :

  • langsung kepada ketua
  • melalui koordinator

Jika panitia yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

  • Pendeskripsian tugas, agar :

Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :

  • akan mengurangi beban ketua
  • dapat bekerja mandiri
  • lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)

Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.

  • Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja

Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PEMBUATAN  PROPOSAL

Proporsal digunakan untuk :

  • bahan pertimbangan bagi yang berwenang
  • pengajuan bantuan
  • landasan kerja
  • barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

CARA PEMBUATAN PROPOSAL

1. Pendahuluan

Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

2. Maksud dan tujuan

Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

3. Susunan kepanitiaan

4. Anggaran biaya (sumber pemasukan)

5. Penutup

Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

 



CONTOH FORMAT TANDA TANGAN

 

            Ketua Panitia                                                          Sekretaris

 

 

(........................................)                                        (.......................................)

Ketua OSIS

 

 

 

(.......................................)

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CARA MELAKUKAN PEMBUKUAN KEUANGAN

 

Pembukuan keuangan adalah wajib dikuasai oleh bendahara demi suksesnya kegiatan yang telah disusun

Format laporan pembukuan

Jenis I :

Tanggal

Aktivitas

Debet

Kredit

Saldo

1 Okt 2010

6 Okt 2010

15Okt 2010

1. Diterima sisa kas OSIS

1. Diterima iuran rutin bulan Oktober

2. Dibayar biaya keg classmeeting

25.000

60.000

 

 

75.000

25.000

85.000

10.000

 

Setiap tri wulan bendahara wajib laporan kepada ketua atau wakil ketua . Setiap pengeluaran kas harus disertai dengan bukti kwitansi